Briefing Notes : Catatan Penting di Balik Suksesnya Advokasi Kebijakan

Erry Ricardo Nurzal
Analis Kebijakan Ahli Utama, Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN)

Baru-baru ini, saya terlibat dalam diskusi yang membahas tool dalam advokasi kebijakan di Badan Pengawasan Obat dan Makanan (BPOM). Fokus utama dari pertemuan tersebut adalah "Penulisan dan Pemanfaatan Briefing Notes untuk Media Advokasi Kebijakan." Dalam pertemuan tersebut, saya menyampaikan skenario nyata yang mengilustrasikan pentingnya briefing notes yang memudahkan pengambil kebijakan dalam merespons isu-isu krusial dengan lebih percaya diri berdasarkan informasi yang tepat (Himsworth dkk, 2021).

Mari kita simak skenario tersebut. Bayangkan Anda adalah Menteri Kesehatan yang baru saja mendengar tentang wabah penyakit X di berita pagi. Tiba-tiba, ponsel Anda berdering. "Dua hari lagi akan ada rapat dengan anggota DPR" begitu isi pesan tersebut. Anda berpikir bahwa mereka pasti akan menghujani Anda dengan pertanyaan tentang rencana penanganan wabah tersebut. Anda panik? Jangan dulu!

Dengan sigap, Anda meminta tim untuk menyiapkan berbagai informasi secepatnya. Kemudian, tim Anda kembali menemui Anda dengan dua dokumen. Pertama, sebuah makalah ilmiah yang penuh dengan istilah yang rumit yang tidak mudah untuk dipahami. Kedua, sebuah briefing note yang ditulis dengan jelas dan ringkas yang menguraikan masalah dan solusi yang potensial.

Tanpa ragu, Anda memilih briefing notes dan melangkah percaya diri ke ruang rapat. Hasilnya? Anda berhasil karena Anda mampu menangani masalah ini dengan memberikan respons yang tepat.

Skenario tersebut didasarkan pada kisah nyata. Kisah yang berulang secara terus-menerus yang terjadi di kota-kota, provinsi-provinsi, dan negara-negara di seluruh dunia setiap hari. Sebagian besar pembuat keputusan menghadapi berbagai macam masalah yang terus berubah. Mustahil bagi mereka untuk meneliti setiap masalah secara independen dengan rinci. Karena alasan ini, maka briefing note adalah informasi yang sangat penting yang diperlukan dalam ruang-ruang kerja pemerintahan, dan kemampuan kemampuan Anda untuk menulis briefing note yang baik akan memberikan dampak yang besar pada kemampuan Anda untuk menerjemahkan pesan Anda menjadi tindakan.

Pentingnya penulisan briefing notes tidak bisa diremehkan. Dalam manajemen pemerintahan, dokumen ini sangat diperlukan untuk memastikan akuntabilitas. Semua keputusan yang diambil oleh pemerintah seharusnya didasarkan pada informasi tertulis yang jelas. Dokumen semacam ini akan membuat jejak pengambilan keputusan menjadi transparan dan terorganisir.

Sementara itu, bagi pegawai pemerintah, memiliki kemampuan untuk menulis briefing notes yang baik berarti meningkatkan kemampuan berpikir sistematis, kritis dan kreatif. Selain itu, kemampuan menulis briefing tidak hanya meningkatkan kemampuan membaca, tetapi juga kemampuan dalam mengumpulkan informasi penting. Dengan mengasah keterampilan ini, maka Anda tidak hanya memperkuat posisi Anda di dalam pemerintahan, tetapi juga berkontribusi pada pengambilan keputusan yang lebih baik.

Jadi, apa itu briefing notes? Fornberg (2020) menjelaskan bahwa briefing notes adalah alat penting yang digunakan untuk menyampaikan informasi dan berkontribusi pada proses pengambilan keputusan di semua kementerian dan lembaga pemerintah. Dokumen ini dirancang untuk menjelaskan ide-ide, menganalisis isu, memberikan nasihat, serta membuat rekomendasi dan membantu pembuatan keputusan. Sebuah briefing notesidealnya tidak lebih dari dua halaman, cukup ringkas untuk dibaca dan cukup padat untuk memberikan informasi yang diperlukan.

Dalam praktiknya, School of Policy Study dari Queen’s University, Canada menjelaskan bahwa briefing notes sering digunakan dalam pemerintahan untuk berbagai tujuan. Pertama, pengambilan keputusan. Briefing note ini membantu penentu kebijakan untuk membuat keputusan tentang hal-hal spesifik yang memerlukan persetujuan, atau menentukan arah umum dan strategi penanganan suatu masalah. Jenis briefing notes ini juga dapat mencakup tinjauan ringkas tentang proposal kebijakan yang didukung oleh ringkasan kebijakan (policy brief). Contohnya, briefing note tentang "Persetujuan Obat Baru: Evaluasi Keamanan dan Efektivitas". Briefing notes ini ditujukan untuk membantu membuat keputusan yang berbasis bukti mengenai apakah produk obat baru tersebut memenuhi standar yang ditetapkan atau tidak.